ACCOUNT RECEIVABLE

การวางแผนการเงินสำหรับ  SME
โดยการบริหารจัดการลูกหนี้การค้า

ประโยชน์ของการบริหารลูกหนี้การค้า
1) เพื่อไม่ให้เกิดหนี้สูญ
2) เพื่อให้ cashflow เข้ามาเร็ว สอดคล้องกับความต้องการใช้เงิน
3) เพื่อให้กิจการไม่ขาดสภาพคล่อง เมื่อต้องใชเงินสดจ่าย  เช่น จ่ายคืนเจ้าหนี้ระยะสั้น, จ่ายเงินเดือนพนักงาน
4) เพื่อให้การใช้เงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีการวางแผนล่วงหน้า


ขั้นแรก : จัดสรร Portfolio ลูกหนี้การค้าก่อน  ให้มีความเหมาะสม

TABLE 1 :

        ชื่อลูกหนี้            เครดิตเทอม(วัน)          จำนวนเงิน(ลบ.)        %

บริษัท A                            30                             5.5
บริษัท B                            45                             3.0
บริษัท C                            90                             1.2

วิเคราะห์ : จำนวน/สัดส่วน  จัดลำดับความสำคัญ  สัดส่วน % ลูกหนี้รายใดมาก ไปหา น้อย ดูโครงสร้าง portlio และนัยเชิงนโยบาย เช่น  ลูกหนี้กระจุกต้วอยูที่ บริษัท A มากเกินไป  หรือ  ควรลดสัดส่วนของบริษัท C เพราะ เครดิตเทอมยาว เพื่อลดความเสี่ยงลง

ขั้นที่ 2 : วิเคราะห์คุณภาพลูกหนี้การค้า จาก "รายงานอายุลูกหนี้"

TABLE 2 :   
                            ประวัติการชำระ (จำนวนเงินที่จ่าย:ล้านบาท)
             จ่ายตรง ค้าง1-30 วัน ค้าง 31-60 วัน ค้าง 61-90 วัน เกิน 91 รวม 
ชื่อลูกหนี้    1.5                                                    4  
บริษัทA       
บริษัทB     1.5       1.5   
บริษัทC     1.2

Overdue 1-30 วัน  ติดตามโดยโทรศัพท์,เข้าพบ หรือ ส่ง E-mail

Overdue 31-60 วัน  ติดตามโดยเพิ่มความเข้มข้นขึ้น และเพิ่มเติมโดยส่งจดหมายทวงถาม ฉบับที่ 1

Overdue 61-90 วัน ขึ้นไป  ส่งให้ฝ่ายเร่งรัดหนี้สิน หรือ ฝ่ายพัฒนาสินเชื่อ* ดำเนินการ  เช่น  ให้ทะยอยผ่อนชำระ

Overdue 180 วัน ขึ้นไป ส่งดำเนินคดี

ขั้นที่ 3 :

  Past Collection Record

     ประวัติการชำระของลูกหนี้ที่ผ่านมา จะนำมาประกอบการพิจารณา  เมื่อมีลูกค้าเปิด  P/O เข้ามา เราจะขายแต่ละครั้ง ต้องตรวจสอบประวัติการชำระเดิมของลูกค้า ก่อนอนุมัติให้ขายโดยให้เครดิตเทอม โดยให้คิดว่าก่อนขายยังไม่มีความเสี่ยง แต่เมื่อขายให้ลูกค้าไปแล้วความเสี่ยงเกิดขึ้นทันที ทั้งความเสี่ยงในตัวลูกค้าเอง คือ ความสามารถในการชำระหนี้ , character ว่า มีนิสัยเหนียวหนี้ หรือเปล่า  รวมไปถึง ความเสี่ยงจากภาวะเศรษฐกิจ  การเมือง ว่าจะมีผลกระทบต่อธุรกิจของลูกหนี้การค้า หรือไม่ ถ้ามี ผลกระทบจะมีความรุนแรง มากน้อย อย่างไร ลูกหนี้ของเรามีความแข็งแกร่งพอที่จะรับมือได้หรือไม่  ดังนั้น ในการอนุมัติจะขายโดยปล่อยเครดิตให้ใคร ต้องพิจารณาใหถี่ถ้วน จะได้ไม่ต้องมาตามแก้ไขปัญหาภายหลัง

     ถ้าหากประวัติเดิม เป็นลูกหนี้คุณภาพดี  ชำระตรงตามกำหนด  จึงจะอนุมัติขายให้

     ถ้าตรวจสอบประวัติจากฐานข้อมูลแล้ว  เคยชำระ Overdue  ต้องทบทวน และ เสนอขออนุมัติผู้บริหารว่าจะขายให้ หรือ ปฏิเสธ

TABLE 3

ชื่อลูกหนี้	จำนวนเงิน (ล้านบาท)	เลขที่อินวอยซ์	วันที่อินวอยซ์	Payment due date	Actual Payment date	Credit trem late(day)
Old Co.,Ltd.	3.80	001/15	6/1/2015	6/2/2015	6/3/2015	30
New Co.,Ltd.	0.15	002/15

 

ขั้นที่ 4 :

ทำการเชื่อมโยงฐานข้อมูลลูกหนี้การค้าของกิจการ 

TABLE 3  จะมีความเชื่อมโยงกับ TABLE 2  ในที่สุดจะนำไปสู่การสร้าง*ระบบการปล่อยเครดิตที่มีคุณภาพลูกหนี้ที่ดีอยู่ใน portfolio  คร่าวๆ คือ จะต้องพิจารณางบการเงิน  ภาวะเศรษฐกิจ  อุตสาหกรรม  ตรวจสอบในแวดวงการค้า ว่าลูกค้ารายนี้มีความน่าเชื่อถือเพียงใด

TABLE 4    Unpaid Invoice  อินวอยซ์ที่รอเก็บเงินอยู่   สร้างให้เชื่อมโยงกับ  Aging Report  TABLE 2

พนักงานขาย	เลขที่อินวอยซ์	วันที่อินวอยซ์	จำนวนเงิน (บาท)	เครดิตเทอม (วัน)	Due date	รายละเอียดสินค้า/บริการ
คุณสมชาย	004/2015	10/1/2015	1,200,000	45	25/02/2015	กล่องกระดาษลูกฟูก

วิธีการชำระ	สถานที่เก็บเช็ค	เบอร์โทรลูกหนี้	เจ้าหน้าที่ลูกหนี้	รอบเก็บเช็ค
เก็บเช็ค	Citibankพระราม 3		คุณสมศรี ฝ่ายบัญชี	ทุกวันที่ 10 , 25