การบริหารความสัมพันธ์ในการทำงานภายในองค์กร SME

SME  :  Organization Development
การบริหารความสัมพันธ์ในการทำงานภายในองค์กร SME

1. หากมีการพูดจาในที่ทำงานแล้วรู้สึกว่า เริ่มออกนอกทิศทาง  เช่น

เราได้สอบถามว่า การติดต่อลูกค้าบริษัท ก.  เป็นอย่างไรบ้าง  ทีมงานตอบมาว่า  ติดต่อยาก
ก็เลยให้คำแนะนำว่า  ควรหาช่องทางอื่นติดต่อเข้าไป  แต่ทีมงานตอบมาว่า พยายามแล้ว

กรณีนี้
ยังไม่ต้องรอให้ถึงจุดขัดแย้งกัน
แคเริ่มพูดจาไม่เข้าหูกัน   ให้ถอยตัวออกมาก่อนเลย
โบราณว่า ตัดไฟเสียแต่ต้นลม
ผมใช้วิธีนี้ตั้งแต่เริ่มทำงานใหม่ๆ  พบว่าได้ผลดีครับ

2. กรณีศึกษา :
ในออฟฟิศแห่งหนึ่ง  แมสเซนเจอร์เป็นผู้ชาย  ส่วนพนักงานคนอื่นๆในแผนกเดียวกันเป็นผู้หญิง ซึ่งต้องใช้บริการแมสเซนเจอร์คนนี้เป็นหลัก
พบว่ามีการพูดจา ติดต่องาน ไม่ค่อยเข้าใจกัน  สื่อสารกันไม่ตรง  ทำให้เกิดปัญหาในการทำงาน พอทำงานผิดพลาดก็พูดจากล่าวหากัน   ไม่ค่อยลงรอยกัน
ข้อสังเกต คือ เพื่อนร่วมงานทำงานกันมานาน  ทำไมจึงไม่เข้าใจกัน
ข้อแนะนำ คือ  ให้เกียรติซึ่งกันและกัน   คนที่เป็นแมสเซนเจอร์ ถึงเขาไม่ได้ตำแหน่งใหญ่โต  เงินเดือนน้อย  แต่ก็มีความสำคัญกับองค์กร  ถ้าเขาล่าป่วย  ลาออกจะเอาใครมาทำ
พนักงานผู้หญิงต้องทำความเข้าใจกับ ธรรมชาติและนิสัยของเพื่อนร่วมงาน  และต้องให้เกียรติเขา พูดจากับเขาอย่างสุภาพ  เอาเรื่องงานเป็นหลัก  อย่าใส่ความรู้สึกส่วนตัว เช่น  ไม่ชอบ เพราะเขาพูดมาก
ส่วนด้านแมสเซนเจอร์  ก็ต้องปรับตัว  รับฟังให้มาก   ฟังให้ดีและทำตามคำสั่งที่หัวหน้างาน หรือ เพื่อนร่วมงานบอกมา  อย่าพูดสวนหัวหน้า/เพื่อนร่วมงาน  ฟังเขาพูดให้จบก่อน  หากมีความคิดที่แตกต่าง ก็ค่อยเสนอแนะทีหลัง จะดีกว่า

ทำอย่างนี้จึงจะแก้ไขปัญหาในปัจจุบันได้  ซึ่งมีลักษณะ  คือ  แต่ละคนจะพูดในสิ่งที่ตนเองอยากพูด  โดยไม่สนใจจะรับฟังสิ่งที่เพื่อนร่วมงานพูดเลย   เขาจึงไม่พบความจริง  ใช่ชีวิตการทำงานอยู่กับอุดมคติ และภาพมายาที่เขาสร้างขึ้นมาเอง  การทำงานก็จะไม่พบความสุข  มีแต่ทุกข์อยู่ร่ำไป

อีกประการ  ต้องมีเทคนิคการพูด  คือ พูดทำให้เขาชอบเรา/เชื่อถือเรา  เช่น  ชมเชย   เนี่ย   พี่เข้าไปเก็บเอกสารจากลูกค้ารายนี้ได้ รวดเร็ว เพราะพี่สนิทกับเจ้าหน้าที่   เป็นคนอื่นทำไม่ได้นะเนี่ย
เพราะถ้าเขาไม่ชอบเรา  ถึงเราจะไหว้วาน  ให้ทำงานอะไร เขาก็ไม่เต็มใจทำให้   เราพูดข้อมูลอะไร เขาก็จะไม่เชื่อ.

3.กรณีศึกษา : เทคนิคการติดต่องานกับลูกค้า ทั้งภายในองค์กร และ ภายนอกองค์กร

บางครั้ง เราติดต่องาน เช่น ขอความร่วมมือ  ขอข้อมูล  ขอเอกสาร  ขอให้ช่วยนัดหมายผู้บริหารของลูกค้าให้เราเข้าพบด้วย

มักไม่ค่อยได้รับความร่วมมือกับลูกค้า/ผู้ที่เราติดต่องานด้วย

ซึ่งบางครั้งเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน  บางครั้งงานของเราต้องล่าช้า  ข้อมูลที่ได้รับมาไม่สมบูรณ์  ข้อมูลน้อยไป  ข้อมูลคลาดเคลื่อน  ทำให้การตัดสินใจของเราผิดพลาดได้  บนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง  ทั้งรายละเอียดและจังหวะเวลา

: ปัญหาเหล่านี้ เราจะจัดการอย่างไร

: เรามาสำรวจความจริง/สาเหตุก่อน 

บางครั้งเราติดต่อกับฝ่ายงาน เช่น  ฝ่ายบัญชี  เจ้าหน้าที่จะงานยุ่งทั้งปี  เพราะเป็นลักษณะธรรมชาติ  ทำให้เราต้องรอ  เช่น  เขาจะบอกว่า เดี๋ยวสัปดาห์หน้าค่อยโทรมาใหม่นะ   ตอนนี้ใกล้ปิดงบประจำเดือน  พอเราโทรไปอีก  เขาก็จะตอบว่า  ขอเวลาหน่อย  ตอนนี้ ออดิท เข้ามาตรวจสอบ   ทำให้งานของเราดีเลย์   เป้าหมายการทำงานต่างๆ ก็กระทบต่อเนื่องเป็นลูกโซ่

เทคนิคการทำงานที่จะแนะนำ :   การติดต่องานให้ส่งเป็น E-mail  เพื่อให้มีหลักฐาน  โดยให้  cc. ถึงหัวหน้าของฝายเขา และ ฝ่ายเราด้วย   จะได้มีการบันทึกวันที่ เช่น  เราส่ง E-mail   ไปหาเขาวันที่ 1  เขาส่งข้อมูลกลับมาทาง E-mail     วันที่  7 สรุปว่าเขาใช้เวลาทำข้อมูลส่งให้เราประมาณ 1  สัปดาห์  เพื่อให้เกิดความชัดเจนในการติดตามเรื่อง การประเมินผล  รวมทั้งลดข้อขัดแย้ง   กรณีที่ข้อมูลของ  2  ฝ่ายไม่ตรงกัน   

การส่งเป็น E-mail  มีข้อดีอย่างหนึ่ง  คือ ใช้เตือน (remind) ได้  ถ้าส่งไปสัปดาห์หนึ่ง  เขาลืม  ก็ให้ส่งเมล์ไปซ้ำเพื่อเตือนเขา

                สำหรับปัญหาที่ ผู้ติดต่อบางคนทำงานช้า  ไม่ให้ความร่วมมือ  แก้ไขยาก เพราะบางครั้งเป็นนิสัยส่วนบุคคล

อาจต้องติดต่อตรงกับหัวหน้าของเขา เพื่อขอให้หัวหน้าช่วยกระตุ้น หรือ  สร้างแรงจูงใจ อีกทางหนึ่ง

                เท่าที่ทำได้คือ  ให้พูดคุยเนื้องานกับผู้ติดต่อ หรือลูกค้า  ให้ชัดเจน และ เป็นระบบ เพือ   ลดปัญหาข้อโต้แย้ง

                แต่ต้องสังเกตว่า เขามีปัญหา ติดขัดในเรื่องใด  เพื่อหาทางแก้ไขได้ถูกจุด

                ผู้เขียนพบกรณีหนึ่ง   ติดต่อเจ้าหน้าที่ลูกค้าไปหลายครั้ง  แต่ไม่ได้รับการตอบรับ  เป็นเวลาหลายเดือน

พอมาทราบภายหลังทราบว่า  บริษัทนั้น อยู่ในช่วงเปลี่ยนแปลงของกิจการ  ผู้บริหารชาวต่างประเทศ  ไม่ค่อยได้มาไทย  อาจไม่ได้ต่อใบอนุญาตทำงาน   ทำให้มาเซ็นสัญญา ทำนิติกรรมกับเราไม่ได้   แต่เจ้าหน้าที่เขาหวังดี  เกรงว่าถ้าดำเนินการไปแล้ว จะสร้างปัญหาให้เรา  จึงบ่ายเบี่ยง ไม่ให้ความร่วมมือ  แต่ไม่กล้าพูดตรงๆ  เพราะเกรงจะมีความผิด

                ดังนั้น จึงเป็นข้อคิดว่า ปัญหาที่เราพบ อาจไม่มีคำตอบ ณ ขณะนั้น  บางครั้งต้องใช้เวลาสืบหาข้อมูลไปเรื่อยๆ ครับ.                               

Created by Mister Universal